TIMEPUNCH IN DER „ALTEN SCHMIEDE“ AUF USEDOM

Idyllisch fügt sich das Feriendorf „Alte Schmiede“ in die ländliche Umgebung auf Usedom ein. Die hübsche Siedlung bietet erholungsuchenden Gästen eine wunderbare Infrastruktur und einen zentralen Standort, um die Insel zu erkunden. Hinter den schmucken Fassaden verbirgt sich aber auch ein effizient arbeitender Hotel- und Gastronomiebetrieb. Georg Zönnchen, der das Feriendorf gemeinsam mit seiner Frau leitet, nutzt dazu moderne Software. Im vergangenen Jahr schaffte er für die „Alte Schmiede“ die Zeiterfassungs-Software TimePunch TEN an: Der Zeitgewinn und die Vorteile für seine Planung überzeugten ihn. Heute spart er in der Saison jeden Monat mindestens einen Tag im Büro und kann Projekte gezielt und ohne großen Aufwand auswerten.

Nachhaltiger Genuss

Nachhaltig wirtschaften und die Umwelt möglichst wenig belasten – für das Ehepaar Zönnchen steht das in ihrem Feriendorf „Alte Schmiede“ ganz oben auf der Prioritätenliste. Seit diesem Jahr hat der Betrieb weitestgehend auf Bio-Produkte umgestellt, die nicht nur im dorfeigenen Wirtshaus verwendet und im Hofladen verkauft, sondern zum Teil auch auf eigenen landwirtschaftlichen Flächen angebaut werden. Schon seit vielen Jahren backt der Betrieb Brot und Brötchen selbst, die Gewürze werden eigenhändig gemischt und auf Zusatzstoffe und Geschmackverstärker wird verzichtet. Das Restaurant verfügt über 80 Sitzplätze sowie zusätzlich 60 Plätze im Außenbereich, so dass bis zu 140 Gäste in den Genuss der frischen Leckereien kommen können. Zusätzlich befinden sich 15 Wohnungen und 8 Zimmer auf dem großzügigen Gelände des Feriendorfes. 15 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Teil- und Vollzeit sind dann im Einsatz und kümmern sich um das Wohl der Feriengäste.

Flexible Zeiterfassung

Die unregelmäßigen Arbeitszeiten des Personals erfordern hier eine detaillierte Buchführung. Bis im vergangenen Jahr musste jeder Mitarbeiter seinen Stundenzettel führen. Am Ende des Monats oblag es dem Geschäftsführer Georg Zönnchen, sämtliche Stunden manuell zu erfassen und an das Steuerberatungsbüro zur Abrechnung weiterzuleiten. Diese zeitintensive und fehleranfällige Tätigkeit wollte er durch eine Software ersetzen und suchte im Internet nach einer geeigneten Lösung. In seine engere Wahl kamen drei Anbieter, die Zeiterfassungs-Software anboten. Überzeugt haben ihn schließlich die umfangreiche Funktionalität und die Flexibilität von TimePunch TEN. „Ich hatte eine klare Vorstellung, was die Software an Funktionen bieten sollte. TimePunch erfüllte diese Anforderungen und bot darüber hinaus noch interessante Zusatzoptionen im Bereich Projektzeiterfassung." Im Wesentlichen umfasste sein Anforderungskatalog die folgenden Aspekte:

  • Zeiten sollten an einem Terminal mit Chipkarte automatisch erfasst und gespeichert werden
  • Manuelle Korrekturen bei Fehlern sollten möglich sein
  • Stundenbasierte und monatliche Abrechnungen sollten parallel möglich sein
  • Einmalige Erfassung aller Stammdaten
  • Integrierte Urlaubsplanung
  • Datev-Schnittstelle zur Übermittlung der Zeiten an das Steuerbüro
  • Remote Zeiterfassung per App außerhalb des Terminals

Schnelle Installation

Schnell entschloss sich der Unternehmer für die Lösung des südhessischen Unternehmens. Die Installation und Inbetriebnahme der Software waren schnell erledigt: Nach Erhalt des Lizenzschlüssels lud Georg Zönnchen die Software herunter und folgte den Installationsanweisungen. Das Erfassungsterminal und die 15 Chipkarten erhielt er per Post und installierte diese an einem zentralen Standort im Wirtshaus. Sukzessive legte der Geschäftsführer dann alle Mitarbeiter im System an und richtete jedem einen Account ein.

Schon nach kurzer Zeit funktionierte die Zeiterfassung über das Terminal reibungslos. Nur eine Einstellung bereitete Georg Zönnchen zunächst Kopfzerbrechen, hier griff er kurzerhand auf den Support des Softwareherstellers zu. Schon wenig später war auch diese Herausforderung gemeistert. Zusätzlich installierte sich der Geschäftsführer die TimePunch App auf seinem Mobiltelefon, so dass er seine Zeiten ortsunabhängig remote erfassen kann.

Idyllisch fügt sich das Feriendorf „Alte Schmiede“ in die ländliche Umgebung auf Usedom ein.

Signifikante Einsparungen

Alle Mitarbeiter erhalten eine eigene Smartcard, mit der sie sich am Terminal registrieren. Neben Arbeitsbeginn und -ende werden auch alle Pausenzeiten registriert. So kann jede Servicekraft für sich entscheiden, ob sie sich eine längere oder kürzere Ruhepause gönnt, ohne dass es Kollegen gegenüber unfair wäre. Die erfolgreiche Registrierung am Terminal wird immer auch von einem akustischen Signal begleitet, so dass der Mitarbeiter sicher ist, dass die Zeiten erfasst werden. Am Ende des Monats genügt die stichprobenartige Prüfung der Zeiten und gegebenenfalls eine manuelle Korrektur, bevor die Daten exportiert und an das Steuerbüro übermittelt werden. Diese papierlose Verwaltung spart Georg Zönnchen viel Zeit: „Vorher kostete mich die Dokumentation der Arbeitszeiten mindestens einen Tag im Büro, heute dauert das keine Stunde mehr.“ Auch für die Mitarbeiter gestaltet sich die Zeiterfassung per Terminal deutlich transparenter.

Faktenbasierte Planung

Über den Aspekt der Gehaltsabrechnung hinaus unterstützt die TimePunch Software die Geschäftsführung der Alten Schmiede auch bei der Planung und Kalkulation größerer Veranstaltungen sowohl in dem Tagungsraum mit Platz für 90 Personen als auch im Feriendorf generell. Einfach und schnell lassen sich die geleisteten Stunden Projekten zuordnen, um so nachvollziehen zu können, wie viel Aufwand eine Veranstaltung tatsächlich verursacht hat. Diese Erkenntnisse können dann wiederum bei der Kalkulation und Organisation weiterer Veranstaltungen ähnlicher Art als Basis genommen werden. Für dieses Jahr plant Georg Zönnchen die Anschaffung eines zweiten Terminals für den neuen Hofladen, der im Sommer eröffnen soll und in dem die Produkte aus eigener Herstellung noch ansprechender vermarktet werden.

Hier wird das Brot noch von Hand im Steinofen gebacken.
Wie im Tante-Emma Laden von früher.
 

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